Die Druckkosten in Unternehmen werden schnell unterschätzt. Doch die Erwartung, dass Internet und e-Mails ein papierfreies Büro schaffen, ist nicht eingetreten. Viel mehr steigen die Druckkosten dadurch noch weiter. Denn mit nur einem Mausklick drucken viele etwas, was noch kurz abgeheftet werden oder mit Notizen versehen werden soll. Daher machen Sie sich Gedanken über das tatsächliche Druckvolumen. Laut einer aktuellen Studie des IT-Magazins Information Week machen Druckkosten bis zu 10 Prozent der gesamten IT-Kosten aus. Wir haben für Sie zwölf Tipps zusammengetragen, mit denen Sie viel Geld sparen können.

Druckkosten senken leicht gemacht

1. Wählen Sie den Entwurfs- oder Sparmodus

   Eine der einfachsten Methoden die Druckkosten zu senken, ist es die Druckqualität zu senken. Für schnelle Ausdrucke, die keine gute Qualität benötigen, reicht es, wenn Sie diese als Entwurf ausdrucken. Wenn Sie einen Drucker ein zweites Mal installieren, können Sie einrichten, dass dieser dauerhaft im Sparmodus druckt.

2. Drucken Sie beidseitig

   Wenn Sie eine Vielzahl von Seiten ausdrucken müssen, dann wählen Sie bei neuen Druckern den Duplex-Modus. Der erledigt automatisch den beidseitigen Druck. Doch Papier sparen können Sie auch manuell bei älteren Druckern. Drucken Sie zuerst die Seiten mit geraden Zahlen, später auf der Rückseite die mit den ungeraden.

3. Denken Sie nach, bevor Sie drucken

   Müssen Sie eine E-Mail ausdrucken oder ist es einfacher sich kurz schriftlich Notizen zu machen? Denken Sie vor jedem Klick auf die Drucktaste kurz nach, ob der Ausdruck wirklich notwendig ist. So vermeiden Sie spontane „ach, das könnte ich ja mal ausdrucken“ Momente und senken die Druckkosten. Besonders, wenn Sie das Gedruckte nach dem Lesen gleich wieder in den Papierkorb schmeißen.

4. Stellen Sie schon früh Überlegungen an – Tinte oder Laserdrucker?

   Denken Sie bereits vor dem Kauf über den Einsatzzweck des Druckers nach. Wie viel wird gedruckt? Welche Qualität wird benötigt?
   Tintenstrahldrucker: Sind in der Anschaffung relativ günstig und daher weit verbreitet. Die Qualität der Drucke ist allerdings nicht immer die Beste und dazu noch abhängig von dem verwendeten Papier. Das Drucken mit einem Tintenstrahldrucker ist relativ langwierig, was die Mitarbeiter von ihrer Arbeit abhalten könnte. Die Kosten pro gedruckter Seite liegen bei circa 10 Cent und mehr.
   Laserdrucker: Sind in der Anschaffung teuer, dafür aber leichter zu handhaben und langlebiger. Laserdrucker drucken schneller und in einer besseren Qualität als Tintenstrahldrucker. Dazu liegen die Druckkosten pro Seite bei lediglich 3,5 Cent. Wenn Sie viel drucken müssen, amortisieren sich der Laserdrucker bereits nach kurzer Zeit.

5. Drucken Sie nur die Seiten, die Sie wirklich benötigen

   Sie möchten in einem langen Dokument nur wenige Seiten lesen und ausdrucken? Dann nutzen Sie die Möglichkeit bestimmte Seitenzahlen eingeben zu können, die dann gedruckt werden sollen. So können Sie einzelne und auch zusammenhängende Seiten drucken und müssen nicht das ganze Dokument drucken – und wieder sparen Sie Druckkosten.

6. Markieren Sie Texte, um keine ganzen Seiten zu drucken

   Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich von einer Website drucken möchten, achten Sie darauf, dass Sie das, was gedruckt werden soll, markieren. Andernfalls wird die gesamte Seite gedruckt, mit allen Werbeanzeigen, Links und Bildern.

7. Kaufen Sie einzelne Farbpatronen

   In einigen Druckern finden sich noch Kombipatronen. Der Nachteil: Wenn eine Farbe leer ist, müssen Sie die gesamte Kombipatrone ersetzen – auch, wenn andere Farben noch voll sind. Daher achten Sie darauf, dass die Drucker über einzelne Farbpatronen verfügen. Bei denen können Sie einzelne Patronen tauschen, wenn diese leer sind. Schon wieder ein Ansatz, wo Sie die Druckkosten reduzieren können.

8. Weichen Sie auf günstigere Patronen aus

   Für Canon und Epson Drucker gibt es günstige Tintenpatronen von anderen Herstellern, die Sie auch für diese Drucker nutzen können. Für Lexmark Drucker gibt es – aufgrund der technischen Komplexität – keine Nachbauten. Hier können Sie lediglich noch nachgefüllten Patronen verwenden. Sparen Sie, indem Sie auf die passenden Markenpatronen verzichten und ausweichen auf günstigere Anbieter, die dieselbe Qualität anbieten, wie die Norvik GmbH.

9. Drucken Sie im Netzwerk

   Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen qualitativ hohen Drucker anbieten, auf den alle zugreifen können, sparen Sie Druckkosten. Wenn jeder einen eigenen Drucker an seinem Arbeitsplatz hat, dann haben Sie hohe Ausgaben. Die Beschaffung und die Befüllung verursachen Kosten – in schlimmsten Fall sind die Drucker noch von verschiedenen Marken und benötigen verschiedene Patronen oder Kartuschen. Vereinheitlichen Sie also den Druckvorgang, um zu sparen.

10. Vertrauen Sie der Füllstandswarnung nicht immer

    Füllstandswarnungen sind praktisch. Doch oft zeigen Sie eine leere Patrone an, wenn diese noch lange nicht leer ist. Wechseln Sie die Patrone nicht sofort gegen eine neue aus, sondern warten Sie, bis diese fast ganz leer ist. In der Zwischenzeit können Sie dann eine Neue kaufen.

    Und noch zwei überraschende Tipps:

11. Farbfotos nicht in Graustufen drucken

    Viele drucken, um Druckkosten zu sparen, Farbfotos in Graustufen aus. Doch das ist der falsche Weg. Denn die Farbe grau entsteht aus der Mischung von allen Farbtönen – der Verbrauch steigt, anders als erwartet.

12. Drucken Sie nicht zu selten

    Wenn Sie Ihren Drucker nur sporadisch nutzen, um ihn zu schonen, dann tun Sie genau das falsche. Denn Patronen und Druckknöpfe trocknen relativ schnell ein. Machen Sie also keine allzu langen Druckpausen. Denn dann müssen Sie das gesparte Geld in einen neuen Drucker investieren.

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